Ewidencja BDO – czym jest, kogo dotyczy i jak ją prowadzić?

Skrót BDO pojawia się coraz częściej w rozmowach przedsiębiorców, szczególnie tych prowadzących działalność związaną z produkcją, handlem lub usługami generującymi odpady. Dla wielu firm rejestracja w systemie i obowiązek prowadzenia ewidencji to wciąż niejasny obszar, budzący pytania o zakres obowiązków i konsekwencje ewentualnych zaniedbań. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest BDO, kogo obowiązuje ewidencja odpadów i jak prawidłowo ją prowadzić.

Czym jest BDO?

BDO to skrót od Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Jest to ogólnopolski system teleinformatyczny prowadzony przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska, który służy do rejestrowania podmiotów wprowadzających na rynek produkty i opakowania oraz do ewidencjonowania wytwarzanych, przekazywanych i odbieranych odpadów.

 

Ewidencja BDO zastąpiła dotychczasowe papierowe karty ewidencji odpadów i karty przekazania odpadów. Od 1 stycznia 2020 roku prowadzenie ewidencji odpadów odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem rejestru dostępnego pod adresem rejestr-bdo.mos.gov.pl. Papierowe dokumenty ewidencji nie są już akceptowane jako forma spełnienia obowiązku ustawowego.

 

Celem systemu jest zwiększenie transparentności w obrocie odpadami, ograniczenie procederu nielegalnego składowania i eliminacja tak zwanych szarej strefy w gospodarce odpadami. Dzięki BDO organy kontrolne mają dostęp do pełnej historii przepływu odpadów – od wytwórcy, przez transportującego, aż po odbiorcę i instalację przetwarzającą.

Kto ma obowiązek rejestracji w BDO?

Obowiązek wpisu do rejestru BDO dotyczy szerokiej grupy podmiotów. Nie chodzi wyłącznie o duże zakłady przemysłowe czy firmy odbierające odpady komunalne – ewidencja obejmuje również wielu mniejszych przedsiębiorców, których działalność generuje odpady lub wiąże się z wprowadzaniem produktów na rynek.

 

Rejestracji w BDO podlegają między innymi:

 

• przedsiębiorcy wytwarzający odpady w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,

 

• firmy transportujące odpady,

 

• podmioty zbierające lub przetwarzające odpady,

 

• wprowadzający na rynek produkty w opakowaniach, sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie i akumulatory, opony oraz pojazdy,

 

• sklepy, hurtownie i dystrybutorzy objęci przepisami o rozszerzonej odpowiedzialności producenta.

 

W praktyce oznacza to, że obowiązek rejestracji może dotyczyć warsztatu samochodowego, gabinetu stomatologicznego, drukarni, firmy budowlanej, salonu fryzjerskiego czy sklepu sprzedającego produkty w opakowaniach. Kluczowe jest to, czy w ramach działalności powstają odpady inne niż wyłącznie odpady komunalne, lub czy podmiot wprowadza na rynek produkty objęte przepisami o BDO.

 

Warto zaznaczyć, że część podmiotów jest zwolniona z obowiązku rejestracji – dotyczy to między innymi osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami oraz podmiotów wytwarzających jedynie odpady komunalne. Jednak granica między odpadem komunalnym a odpadem z działalności gospodarczej bywa nieoczywista i warto ją zweryfikować, zanim uzna się, że obowiązek nie dotyczy danej firmy.

Jak zarejestrować się w BDO?

Wniosek o wpis do rejestru BDO składa się elektronicznie przez portal rejestr-bdo.mos.gov.pl. W zależności od rodzaju działalności i podstawy rejestracji wniosek kieruje się do właściwego marszałka województwa lub podmiot jest rejestrowany z urzędu – tak dzieje się w przypadku niektórych kategorii podmiotów objętych z mocy prawa.

 

Wniosek wymaga podania podstawowych danych firmy, określenia rodzajów prowadzonej działalności objętej obowiązkiem rejestracji oraz – w przypadku niektórych kategorii – wniesienia opłaty rejestrowej i rocznej. Wysokość opłat zależy od wielkości przedsiębiorstwa: mali przedsiębiorcy płacą stawki niższe niż pozostałe podmioty.

 

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku podmiot otrzymuje indywidualny numer rejestrowy BDO, który zobowiązany jest umieszczać na dokumentach handlowych, fakturach, stronach internetowych oraz opakowaniach produktów – wszędzie tam, gdzie wymaga tego prawo. Numer ten jest dowodem legalnego funkcjonowania w obrocie odpadami i produktami objętymi systemem.

Na czym polega ewidencja odpadów w BDO?

Ewidencja odpadów to systematyczne rejestrowanie informacji o odpadach wytwarzanych, przyjmowanych, przekazywanych i przetwarzanych przez dany podmiot. Prowadzi się ją za pomocą dwóch podstawowych dokumentów funkcjonujących w systemie BDO:

 

Karta ewidencji odpadów (KEO) – dokument prowadzony przez wytwórcę lub posiadacza odpadów dla każdego rodzaju odpadu. Zawiera informacje o ilości wytworzonego odpadu, sposobie jego zagospodarowania oraz podmiotach, którym został przekazany. KEO prowadzi się w ujęciu rocznym i aktualizuje na bieżąco.

 

Karta przekazania odpadów (KPO) – dokument tworzony przy każdym przekazaniu odpadów innemu podmiotowi – na przykład firmie transportującej lub instalacji przetwarzającej. KPO musi być zatwierdzona przez wszystkie strony transakcji: wytwórcę, transportującego i odbiorcę. Brak zatwierdzonej KPO oznacza, że przekazanie nie zostało formalnie udokumentowane.

 

W systemie funkcjonują również karty ewidencji komunalnych osadów ściekowych, zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz inne dokumenty dedykowane specyficznym rodzajom odpadów.

 

Każdy wpis do ewidencji musi być dokonany w czasie rzeczywistym lub możliwie blisko momentu zdarzenia. Zaległe lub zbiorcze uzupełnianie dokumentacji za dłuższe okresy jest niezgodne z wymaganiami systemu i może być kwestionowane podczas kontroli.

Roczne sprawozdania – kolejny obowiązek

Podmioty zarejestrowane w BDO są zobowiązane do składania rocznych sprawozdań dotyczących gospodarki odpadami. Termin składania sprawozdań to 15 marca za rok poprzedni. Sprawozdania składa się wyłącznie przez system BDO – podobnie jak ewidencja, nie mają formy papierowej.

 

Zakres sprawozdania zależy od kategorii podmiotu. Wytwórcy odpadów raportują ilości i rodzaje wytworzonych odpadów oraz sposób ich zagospodarowania. Podmioty wprowadzające produkty na rynek raportują masy wprowadzonych produktów i opakowań, a także poziomy odzysku i recyklingu osiągnięte w danym roku.

 

Niedotrzymanie terminu sprawozdania lub jego brak jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny. Warto zadbać o terminowość – system BDO wysyła przypomnienia, jednak ostateczna odpowiedzialność za złożenie sprawozdania leży po stronie przedsiębiorcy.

Jakie są konsekwencje braku rejestracji lub nieprawidłowej ewidencji?

 

Przepisy ustawy o odpadach przewidują surowe sankcje za naruszenie obowiązków związanych z BDO. Brak wpisu do rejestru, prowadzenie działalności bez numeru BDO, nieprowadzenie ewidencji lub prowadzenie jej w sposób niezgodny z wymaganiami to wykroczenia i przestępstwa zagrożone karami administracyjnymi oraz grzywną.

 

W przypadku podmiotów transportujących odpady bez wpisu do BDO możliwe jest zatrzymanie transportu i nałożenie kary na miejscu. Inspekcja Ochrony Środowiska ma uprawnienia do przeprowadzania kontroli i nakładania administracyjnych kar pieniężnych, które mogą sięgać nawet kilkuset tysięcy złotych w zależności od rodzaju i skali naruszenia.

 

Warto również pamiętać, że kontrahenci i zleceniodawcy coraz częściej weryfikują numery BDO swoich partnerów przed podpisaniem umowy. Brak rejestracji może być przeszkodą w podjęciu współpracy z firmami świadomymi swoich obowiązków środowiskowych.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

 

Prowadzenie ewidencji BDO nie musi być skomplikowane, jeśli podejść do niej systematycznie od początku. Kilka zasad, które pomagają uniknąć problemów:

 

Przede wszystkim warto dokładnie określić, jakie rodzaje odpadów powstają w wyniku prowadzonej działalności, i przypisać im właściwe kody odpadów zgodnie z katalogiem określonym w rozporządzeniu ministra. Błędne przypisanie kodu to jeden z najczęstszych błędów ewidencyjnych wykrywanych podczas kontroli.

 

Każde przekazanie odpadów powinno być niezwłocznie dokumentowane w systemie. Warto wyznaczyć w firmie osobę odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji i zadbać o jej dostęp do systemu BDO z odpowiednimi uprawnieniami.

 

Przed podpisaniem umowy z firmą odbierającą odpady należy zweryfikować, czy posiada ona aktualny wpis do rejestru BDO w odpowiedniej kategorii. Przekazanie odpadów podmiotowi bez wymaganych uprawnień obciąża odpowiedzialnością również wytwórcę.