Jak dbać w firmie o ekologię?

Elektroniczna teczka pracownika

Obecnie według przepisów pracodawcy mogą przechowywać akta pracownicze w formie cyfrowej. Powoli tradycyjny model jest zastępowany przez wersję elektroniczną. Na takie rozwiązanie decyduje się coraz więcej firm. Niejednokrotnie papierowa dokumentacja jest prawdziwym wyzwaniem dla pracowników działu Kadr. Związane jest to z ogromnym zbiorem różnego rodzaju informacji i danych, gromadzonych w postaci teczek pracowniczych. Takie rozwiązanie wymaga utrzymania odpowiedniego porządku. Ponadto z pozoru proste czynności, jak przeglądanie, znalezienie właściwych plików czy organizacja, mogą powodować wiele trudności. Co więcej, gromadzone przez lata dokumenty wymagają coraz obszerniejszych przestrzeni, a budowa większych magazynów to dodatkowe koszty dla firmy. Jeszcze do niedawna czas przechowywania akt pracowniczych wynosił 50 lat. Od 2019 r. obowiązuje termin 10 lat, jednak nadal jest to długi okres w przypadku gromadzenia dokumentacji.

Elektroniczna wersja teczki jest tworzona na podstawie standardowej. Każda zawiera komplet informacji o pracowniku. Dokumenty są skanowane i uzupełniane kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy lub elektronicznym podpisem.

Wirtualna dokumentacja to wiele korzyści. Do najważniejszych należą:

• Komfort pracy działu Kadr. Elektroniczne teczki optymalizują czas wykonywanych obowiązków, gdyż dostęp do informacji jest niezwykle szybki i prosty.
• Aplikacja spełnia najwyższe wymogi bezpieczeństwa – posiada zabezpieczenia przed nieupoważnionym dostępem.
• Baza danych jest czytelna i uporządkowana, zatem ryzyko wystąpienia błędów jest niewielkie.
• Brak obowiązku drukowania dokumentów wspiera postawę proekologiczną, a także pozwala zaoszczędzić koszty związane z przechowywaniem dokumentacji.

Elektroniczne PITy, czyli nowy sposób wystawiania rocznych rozliczeń

2019 rok przyniósł wiele zmian w zakresie realizacji zadań kadrowych. Oprócz zmian związanych z przechowywaniem dokumentów, obecne przepisy pozwalają na elektroniczne wystawienie deklaracji PIT za pośrednictwem dedykowanego systemu. Obowiązujące prawo wymaga, by rozliczenie zostało przesłane w formie nieedytowalnej i zawierało kwalifikowany podpis elektroniczny. Cała procedura przebiega w prosty i szybki sposób. Za pomocą wiadomości e-mail lub SMS pracownik otrzymuje powiadomienie o wystawionym rozliczeniu. Po uzyskaniu dostępu do platformy, pobiera załączone do niej pliki. Proces przebiega dokładnie tak samo w przypadku byłych pracowników, co jest zarówno dla nich i dla pracodawcy niezwykle wygodne.

Dzięki zautomatyzowaniu wielu procesów, czas pracy działu Kadr zostaje znacznie skrócony. Przykładowo przygotowywanie raportów i zestawień jest realizowane poprzez aplikację, która automatycznie generuje dokumenty. Z racji tego, że mamy tu do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych, system spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa, jak np. wieloetapowe uwierzytelnianie lub ograniczony czasowo dostęp do platformy. Ponadto zarzadzanie systemem jest dostępne wyłącznie dla osób posiadających wymagane uprawnienia.

Dzięki modułowi e-PIT dostępnemu w Systemie Obiegu Dokumentów Logito, pracownicy działu Kadr mogą zaoszczędzić sporo czasu i pracować znacznie wydajniej. Opisane wyżej narzędzie jest szczególnie przydatne w dużym przedsiębiorstwie lub w wielooddziałowej firmie.

Obieg dokumentów online zapewnia sprawny workflow

Zarządzanie dokumentacją może przysporzyć wiele problemów. Gromadzone przez lata faktury czy umowy, a dodatkowo rozmieszczone po różnych obszarach firmy, mogą powodować dezinformację i spowalniać pracę. Elektroniczny Obieg Dokumentów to narzędzie informatyczne, za pomocą którego można znacznie przyspieszyć różne procesy oraz zachować porządek w dokumentacji. Takie rozwiązanie pozytywnie wpływa na całość funkcjonowania firmy.

Realizacja codziennych obowiązków staje się dużo prostsza i wygodniejsza. Aplikacja posiada wiele przydatnych funkcji, m.in. pozwala na ustalenie szczegółowej ścieżki przepływu dla każdego rodzaju dokumentu, a to oznacza lepszą organizację i oszczędność czasu. Elektroniczny Obieg Dokumentów oferuje rozbudowaną bazę modułów, których wybór można dopasować do potrzeb danej firmy.

„Odkąd wdrożyliśmy w Ideo Elektroniczny Obieg Dokumentów realizacja codziennych zadań, zwłaszcza w dziale Kadr, stała się o wiele szybsza i prostsza. System znacznie podniósł jakość obsługi spraw pracowników oraz usprawnił komunikację wewnętrzną. To również spora oszczędność czasu dla administracji, gdyż dokumenty są generowane automatycznie. ” – mówi Joanna Nowicka – Bereś, Kierownik ds. Kadr i Administracji, Ideo Sp. z o. o

Aplikacja może być również wykorzystywana do obsługi procesów związanych z delegacjami oraz urlopami pracowników. Tradycyjne monitorowanie podróży służbowych czy kontrola kosztów, jest często wyzwaniem organizacyjnym i informacyjnym. Im większe przedsiębiorstwo, tym więcej komplikacji. Podobnie dzieje się w przypadku urlopów. Aplikacja przyspiesza wszelkie procedury związane z wnioskowaniem, rozliczeniem wyjazdów czy organizacją zastępstw. Dostęp do terminarza eliminuje niezaplanowane przestoje i usprawnia dalszą pracę.

Platforma wspierająca procesy komunikacyjno-biznesowe

Intranet jest swojego rodzaju centrum informacyjnym organizacji. Na jego wdrożenie decyduje się coraz więcej firm. Jedną z jego wielu zalet jest to, że może np. zawierać wyżej opisane moduły. Dzięki temu pracownicy otrzymują z jednego miejsca dostęp do wszystkich niezbędnych im narzędzi, a praca całego zespołu staje się bardziej efektywna. Intranet to również przestrzeń społecznościowa, która świetnie integruje ludzi. Poprzez np. komunikator, newsletter, forum, czy możliwość wymiany opinii – skutecznie spełnia swoją rolę komunikacyjną.

Dzięki tak zorganizowanemu systemowi informacyjnemu praca administracji staje się dużo łatwiejsza i szybsza. Utrzymywanie aktualnej bazy informacji i dokumentów pracowniczych, czy sprawny przebieg procesów to dla działu Kadr koniec z rosnącym stosem papierów i nieefektywną komunikacją.

Kolejną korzyścią platformy intranetowej jest jej elastyczność. Pozwala firmie na wybranie tylko tych modułów, które są w danym momencie najbardziej interesujące lub potrzebne. Bez problemu zatem można intranet dopasować do zarówno dużych korporacji, jak i kilkuosobowych organizacji.

Aby zapewnić firmie prawidłowe funkcjonowanie, wewnętrzne procesy muszą być realizowane sprawnie. Jest to możliwe poprzez automatyzację wielu czynności, szczególnie w zakresie prac wykonywanych przez dział Kadr. Nowoczesne rozwiązania wdrażane w struktury organizacji to wsparcie na wielu obszarach, szczególnie biznesowych i komunikacyjnych.