Zaległy urlop wypoczynkowy okiem pracodawcy

Jednym z okresów nieobecności pracownika, za który pracodawca jest zobowiązany zapłacić wynagrodzenie, jest urlop wypoczynkowy.

Największy roczny wymiar urlopu wynosi 26 dni roboczych, co standardowo stanowi ponad 5 tygodni. Oczywiście urlop może być i w praktyce prawie zawsze jest wybierany w częściach. Jednak zgodnie z prawem pracownik przynajmniej raz w roku powinien przebywać na przynajmniej 2-tygodniowym urlopie. Podczas planowania urlopów pracodawca jest zobowiązany wziąć pod uwagę wniosek z terminami proponowanymi przez pracownika, ale też konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Aż 26 dni urlopu

Pracownicy na ogół potrzebują urlopów, dla pracodawców raczej są problematyczne. Gdy pracownika nie ma pracy, ktoś inny musi przejąć jego obowiązki lub zadania muszą poczekać. To jednak nie koniec problemów z udzielaniem urlopów.

W wielu przypadkach okazuje się, że urlop w wymiarze 26 dni na rok jest po prostu za długi i pracownicy nie mają możliwości go w pełni wykorzystać. Dotyczy to zwłaszcza tych pracowników, którzy mają szeroki zakres obowiązków lub odpowiadają za czynności, których nikt inny w firmie nie obsługuje. Sytuacja może się potęgować w przypadku pracowników, którzy nie wychowują dzieci.

Zachęcać czy zmuszać

Urlop nabyty w danym roku kalendarzowym teoretycznie powinien być w nim wykorzystany. Jednak wielu pracowników wchodzi w nowy rok z zaległym urlopem. Wówczas musi on być wykorzystany do 30 września kolejnego roku. Zgodnie z orzecznictwem pracodawca w tej sytuacji nie ma już obowiązku uzgadniania terminu urlopu z pracownikiem.

Aby unikać niepotrzebnych napięć pozostaje zawczasu zachęcać i przypominać pracownikom, że urlop jest im potrzebny. Wytchnienie od pracy może być skuteczną metodą zapobiegania wypaleniu zawodowemu oraz innym frustracjom. Wypoczęty i zdrowy pracownik to wydajny pracownik.

Zachętą do wykorzystania urlopu może być także zorganizowanie dla pracowników wspólnego wyjazdu, dopłaty do urlopów. Jednak w ten sposób i tak już wysokie koszty urlopu zostają jeszcze bardziej podniesione. Należy podkreślić, że część pracodawców jest jednak wręcz zobowiązanych do pomocy pracownikom w tym zakresie. Pracodawcy spełniający określone warunki muszą tworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, z którego m.in. dofinansowuje się odpoczynek.

Sposobem na terminowe wybieranie urlopu przez pracowników może być odgórne planowanie. Może się to sprawdzić zwłaszcza w branżach, które działają okresowo.

W innych krajach, np. w Belgii w branży budowlanej jest wyznaczonych kilka letnich tygodni na tzw. urlop budowlany. Wszystkie firmy z tego sektora w tym okresie praktycznie całkowicie zawieszają działania. Pracownicy znają te terminy z wielomiesięcznym wyprzedzeniem i od początku są świadomi takich praktyk.

Czy zaległy urlop więcej kosztuje?

W wielu przypadkach pracownicy mają skumulowany, niewykorzystany urlop wypoczynkowy nawet w liczbie kilkuset godzin. Problem staje się bardzo istotny w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Wówczas pracownik musi otrzymać ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Są to dodatkowe koszty rozstania z pracownikiem.

Koszt zaległego urlopu może być przez pracodawcę odczuwalny także poza sytuacją rozwiązania umowy o pracę, chociażby w bilansie – pod pozycją rezerwy na zobowiązania. Tutaj wchodzimy w trudniejsze zagadnienie jakim są wyliczenia aktuarialne.

Rezerwa na świadczenia pracownicze – kiedy i dlaczego?

Niektórzy pracodawcy są zobowiązani tworzyć rezerwy na świadczenia pracownicze np. na odprawy emerytalne, odprawy pośmiertne, nagrody jubileuszowe itp. Więcej o tym szerokim zagadnieniu można przeczytać na stronie: https://halley.pl/wycena-rezerw-pracowniczych/

Ponadto pracodawcy niejednokrotnie potrzebują wyceny rezerw na świadczenia pracownicze, w tym na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe. Kiedy to jest konieczne? Trzeba m.in. przeanalizować jakiej grupy pracowników dotyczą zaległe urlopy, a także rozważyć czy koszty z tytułu wynagrodzeń za niewykorzystane urlopy są istotne. Ekspert od wyceny aktuarialnej z wrocławskiego biura https://halley.pl/ wyjaśnia:

Choć mówimy o tworzeniu rezerw na ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop w rzeczywistości jest to bierne rozliczenie międzyokresowe kosztów. Zgodnie z KSR 6 zasadniczym celem jest dokonanie właściwego odniesienia kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy pracowników.