Deklaracja zgodności PPWR: jak ją przygotować, co musi zawierać i kto ją podpisuje

Deklaracja zgodności PPWR nie jest zwykłym formularzem, który można wypełnić na podstawie krótkiego zapewnienia dostawcy. Jest końcowym potwierdzeniem, że dla danego typu opakowania przeprowadzono ocenę zgodności, zgromadzono dokumentację techniczną i wykazano spełnienie odpowiednich wymagań rozporządzenia.

Rozporządzenie PPWR będzie zasadniczo stosowane od 12 sierpnia 2026 roku. Producent przed wprowadzeniem opakowania na rynek powinien przeprowadzić ocenę zgodności lub zlecić jej przeprowadzenie, opracować dokumentację techniczną, a następnie sporządzić deklarację zgodności UE.

W praktyce największym problemem nie jest sam wzór dokumentu. Trudniejsze okazuje się ustalenie, kto jest producentem w rozumieniu PPWR, jakie dane trzeba uzyskać od dostawców i czy zgromadzone materiały rzeczywiście pozwalają podpisać deklarację.

Grupa EkoPro pomaga przedsiębiorstwom przeprowadzić ocenę zgodności opakowania PPWR, uporządkować dokumentację techniczną oraz przygotować deklarację odpowiadającą konkretnym produktom i modelowi działalności firmy.

Co to jest deklaracja zgodności PPWR?

Deklaracja zgodności PPWR to pisemne oświadczenie producenta, że wskazane w dokumencie opakowanie spełnia mające do niego zastosowanie wymagania rozporządzenia UE 2025/40.

Zgodnie z art. 39 deklaracja ma potwierdzać spełnienie wymagań określonych w art. 5–12 PPWR. Dotyczą one między innymi:

• substancji obecnych w opakowaniach,
• recyklowalności,
• zawartości materiału z recyklingu,
• kompostowalności wybranych opakowań,
• minimalizacji masy i objętości,
• opakowań wielokrotnego użytku,
• oznakowania i informacji przekazywanych użytkownikom.

Ocena zgodności odbywa się według procedury kontroli wewnętrznej produkcji opisanej w załączniku VII. Producent odpowiada za wykazanie zgodności, nadzór nad procesem produkcyjnym i podpisanie deklaracji dla każdego typu opakowania.

Deklaracja nie zastępuje dokumentacji technicznej. Jest jej podsumowaniem. Jeżeli przedsiębiorstwo posiada podpisany formularz, ale nie dysponuje dowodami potwierdzającymi zawarte w nim informacje, dokument może zostać uznany za sporządzony nieprawidłowo.

Deklaracja zgodności a dokumentacja techniczna

Te dwa pojęcia bywają mylone.

Dokumentacja techniczna PPWR obejmuje dane, analizy, specyfikacje i wyniki badań, na podstawie których ocenia się zgodność opakowania.

Deklaracja zgodności jest natomiast formalnym oświadczeniem producenta, że na podstawie zgromadzonych dowodów dane opakowanie spełnia właściwe wymagania.

Można więc powiedzieć, że dokumentacja techniczna odpowiada na pytanie: „Jak to wykazaliśmy?”, a deklaracja: „Kto bierze odpowiedzialność za wynik oceny?”.

Kto musi przygotować i podpisać deklarację zgodności?

Za sporządzenie deklaracji odpowiada producent opakowania w rozumieniu PPWR. Nie zawsze będzie nim firma, która fizycznie wyprodukowała butelkę, karton czy folię.

Producentem może być podmiot, który:

• produkuje opakowanie pod własną nazwą,
• zleca zaprojektowanie lub wykonanie opakowania pod własną marką,
• wprowadza opakowanie na rynek jako własny produkt,
• zmienia opakowanie w sposób mogący wpłynąć na jego zgodność.

Producent powinien przeprowadzić ocenę zgodności, przygotować dokumentację techniczną oraz sporządzić deklarację. Procedura może zostać wykonana przez laboratorium, audytora lub innego specjalistę działającego na jego zlecenie, ale odpowiedzialność prawna pozostaje po stronie producenta.

Czy deklarację może przygotować pełnomocnik?

Producent może ustanowić upoważnionego przedstawiciela na podstawie pisemnego pełnomocnictwa. Zakres mandatu powinien dokładnie określać, jakie czynności może realizować przedstawiciel.

Upoważniony przedstawiciel może między innymi przechowywać deklarację i dokumentację oraz przekazywać je organom. Oficjalne wytyczne Komisji wskazują również możliwość przygotowania deklaracji przez przedstawiciela działającego z upoważnienia producenta. Nie przenosi to jednak zasadniczej odpowiedzialności za zgodność opakowania.

Jaką rolę pełni dostawca opakowania?

Dostawca nie powinien ograniczać się do wystawienia ogólnego oświadczenia, że produkt „spełnia PPWR”. Ma przekazać producentowi informacje i dokumenty niezbędne do wykazania zgodności opakowania oraz zastosowanych materiałów.

Mogą to być:

• specyfikacje materiałowe,
• masy poszczególnych komponentów,
• deklaracje dotyczące substancji,
• dane o zawartości recyklatu,
• dokumenty dotyczące recyklowalności,
• wyniki badań,
• informacje o klejach, powłokach i farbach,
• identyfikacja norm i specyfikacji technicznych.

Obowiązek współpracy dostawcy nie oznacza jednak, że producent może bez sprawdzenia podpisać każdy przesłany dokument. Dane muszą dotyczyć dokładnie tego opakowania, materiału i wariantu, który jest wprowadzany na rynek.

Importer i dystrybutor

Importer powinien przed wprowadzeniem opakowania na rynek upewnić się, że producent przeprowadził ocenę zgodności, przygotował dokumentację i sporządził deklarację. Importer przechowuje również kopię deklaracji i zapewnia dostępność dokumentacji dla organów nadzoru.

Importer lub dystrybutor może zostać uznany za producenta, jeżeli wprowadza opakowanie pod własną nazwą albo modyfikuje je w sposób mogący wpływać na zgodność.

Ustalenie właściwej roli jest jednym z pierwszych etapów audytu Grupy EkoPro. Podpisanie deklaracji przez niewłaściwy podmiot może podważyć cały proces oceny zgodności.

Co musi zawierać deklaracja zgodności PPWR?

Strukturę dokumentu określa załącznik VIII do rozporządzenia UE 2025/40. Deklaracja powinna być aktualizowana i przygotowana lub przetłumaczona na język wymagany przez państwo, w którym opakowanie jest wprowadzane lub udostępniane na rynku.

1. Numer deklaracji

Dokument powinien posiadać własny, unikalny numer. Numeracja musi umożliwiać powiązanie deklaracji z dokumentacją techniczną i rejestrem opakowań.

Przykładowy schemat:

PPWR/2026/OP-015/01

Wewnętrzny system numerowania powinien być spójny i kontrolowany. Nie należy wystawiać kilku różnych deklaracji z tym samym numerem.

2. Dane producenta

Należy podać nazwę i adres producenta, a w odpowiednich przypadkach także dane jego upoważnionego przedstawiciela.

Dane powinny odpowiadać informacjom umieszczonym na opakowaniu, kodzie QR, innym nośniku danych lub w dokumentach towarzyszących.

3. Oświadczenie o odpowiedzialności

Deklaracja musi wskazywać, że została wydana na wyłączną odpowiedzialność producenta.

To jeden z najważniejszych punktów dokumentu. Podpisując deklarację, producent bierze odpowiedzialność za zgodność opakowania z wymaganiami PPWR.

4. Jednoznaczna identyfikacja opakowania

Opis powinien umożliwiać identyfikację i śledzenie opakowania.

Może obejmować:

• nazwę opakowania,
• kod materiałowy,
• numer katalogowy,
• wariant,
• format lub pojemność,
• główne komponenty,
• rodzaj zastosowania,
• numer partii albo rodziny opakowaniowej,
• fotografię lub rysunek techniczny.

Określenie „butelka plastikowa” jest zazwyczaj zbyt ogólne. Firma może używać wielu podobnych butelek wykonanych z różnych materiałów, pochodzących od innych dostawców albo posiadających odmienne zamknięcia.

Grupa EkoPro pomaga tworzyć rodziny opakowaniowe, dzięki którym jedna deklaracja może być prawidłowo przypisana do określonego typu konstrukcji, bez niepotrzebnego powielania dokumentów dla identycznych wariantów.

5. Wskazanie właściwych przepisów UE

Deklaracja powinna potwierdzać zgodność opakowania z właściwymi przepisami harmonizacyjnymi UE i wskazywać zastosowane akty prawne.

Podstawowym odniesieniem będzie rozporządzenie UE 2025/40. Jeżeli opakowanie lub zapakowany produkt podlega także innym przepisom wymagającym deklaracji zgodności, można w odpowiednich przypadkach sporządzić jedną deklarację obejmującą wszystkie właściwe akty albo utworzyć zbiór powiązanych deklaracji.

6. Normy i specyfikacje techniczne

Należy wskazać:

• zastosowane normy zharmonizowane,
• wspólne specyfikacje,
• inne specyfikacje techniczne,
• metody badawcze lub obliczeniowe wykorzystane do oceny.

Jeżeli dana norma została zastosowana tylko częściowo, dokumentacja powinna określać, które jej części wykorzystano. Gdy normy lub wspólne specyfikacje nie zostały zastosowane, trzeba opisać rozwiązania wykorzystane do wykazania zgodności.

7. Informacje o jednostce notyfikowanej

Jeżeli w konkretnym przypadku w ocenie uczestniczyła jednostka notyfikowana, deklaracja powinna zawierać jej nazwę, adres, numer, opis wykonanych czynności oraz dane wystawionych certyfikatów.

Pole to wypełnia się tylko wtedy, gdy udział takiego podmiotu ma zastosowanie. Samo wykonanie badań przez laboratorium nie zawsze oznacza, że uczestniczyła jednostka notyfikowana.

8. Informacje dodatkowe i podpis

Na końcu dokumentu należy wskazać:

• podmiot, w imieniu którego złożono podpis,
• miejsce wystawienia,
• datę wystawienia,
• imię i nazwisko podpisującego,
• pełnioną funkcję,
• podpis.

Pełna struktura załącznika VIII obejmuje osiem punktów wraz z blokiem podpisu.

Kto podpisuje deklarację zgodności PPWR?

Rozporządzenie nie wskazuje konkretnego stanowiska służbowego, takiego jak prezes, dyrektor jakości czy specjalista ds. środowiska. Dokument powinna podpisać osoba uprawniona do działania w imieniu producenta i do przyjęcia odpowiedzialności związanej z deklaracją.

W praktyce może to być:

• członek zarządu,
• właściciel przedsiębiorstwa,
• pełnomocnik posiadający właściwe umocowanie,
• dyrektor lub kierownik upoważniony przez producenta.

Nie należy przekazywać podpisu osobie, która nie posiada formalnego umocowania albo nie ma dostępu do wyników oceny zgodności.

Przed podpisaniem osoba uprawniona powinna otrzymać potwierdzenie, że:

• opakowanie zostało jednoznacznie zidentyfikowane,
• zakończono ocenę wymagań,
• zgromadzono dokumentację techniczną,
• wyjaśniono wszystkie niezgodności,
• zastosowany wariant odpowiada przebadanej konstrukcji,
• dostawcy potwierdzili aktualność danych,
• dokumentacja została zatwierdzona wewnętrznie.

Podpis nie powinien być pierwszym etapem procedury. Jest jej zakończeniem.

Wzór deklaracji zgodności PPWR

Poniższy uproszczony układ pokazuje, jak może wyglądać dokument. Powinien zostać uzupełniony na podstawie konkretnej oceny zgodności.

Deklaracja zgodności UE – układ dokumentu

Numer deklaracji:
[unikalny numer]

1. Identyfikacja opakowania:
[kod, nazwa, typ, materiał, format, przeznaczenie]

2. Producent:
[nazwa, adres]
[upoważniony przedstawiciel – jeżeli dotyczy]

3. Odpowiedzialność:
Niniejsza deklaracja zostaje wydana na wyłączną odpowiedzialność producenta.

4. Przedmiot deklaracji:
[dokładny opis opakowania umożliwiający identyfikację i śledzenie]

5. Zgodność z przepisami:
Przedmiot deklaracji jest zgodny z mającymi zastosowanie wymaganiami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/40 oraz innymi wskazanymi aktami UE.

6. Zastosowane normy i specyfikacje:
[numery i tytuły norm, wspólnych specyfikacji lub metod technicznych]

7. Jednostka notyfikowana:
[dane i zakres udziału – jeżeli dotyczy]

8. Informacje dodatkowe:
[ograniczenia, warianty objęte dokumentem, powiązane załączniki]

Podpisano w imieniu:
[nazwa producenta]

Miejsce i data:
[miejscowość, data]

Imię, nazwisko i funkcja:
[dane osoby uprawnionej]

Podpis:
[podpis]

Sam szablon nie potwierdza zgodności. Przed jego podpisaniem trzeba przeprowadzić ocenę i zgromadzić dowody właściwe dla danego opakowania.

Pobierz edytowalny wzór deklaracji zgodności PPWR przygotowany przez Grupę EkoPro i wykorzystaj go jako punkt wyjścia do uporządkowania własnej dokumentacji. Formularz pobrania może zostać umieszczony bezpośrednio pod artykułem jako lead magnet.

Dokumentacja techniczna PPWR – co należy przygotować?

Załącznik VII wskazuje, że dokumentacja powinna obejmować co najmniej ogólny opis i przeznaczenie opakowania, jego projekt i materiały komponentów, wyjaśnienia techniczne, zastosowane normy lub specyfikacje, opis przeprowadzonych ocen oraz raporty z badań.

W praktyce warto utworzyć dla każdego typu opakowania osobną kartę lub cyfrową teczkę.

Identyfikacja opakowania

Należy zgromadzić:

• kod opakowania,
• nazwę handlową,
• zdjęcie lub rysunek,
• wymiary,
• masę całkowitą,
• przeznaczenie,
• listę produktów wykorzystujących dane opakowanie,
• nazwy producentów i dostawców,
• daty obowiązywania poszczególnych wersji.

Skład materiałowy

Dokumentacja powinna pozwalać określić materiał każdego elementu, w tym:

• korpusu,
• nakrętki,
• pompki,
• zaworu,
• etykiety,
• kleju,
• powłoki,
• farby,
• warstwy barierowej,
• zabezpieczenia,
• wypełnienia.

W opakowaniach wielomateriałowych szczególnie ważna jest struktura warstw oraz możliwość ich rozdzielenia.

Substancje podlegające ograniczeniom

Od dostawców należy pozyskać dane dotyczące między innymi:

• ołowiu,
• kadmu,
• rtęci,
• chromu sześciowartościowego,
• PFAS w opakowaniach do kontaktu z żywnością,
• innych substancji wymagających oceny na podstawie właściwych przepisów.

Ogólna deklaracja „produkt nie zawiera substancji niebezpiecznych” może być niewystarczająca. Dokument powinien wskazywać zakres analizy, metodę lub podstawę oświadczenia oraz opakowanie, którego dotyczy.

Zawartość recyklatu

Dla opakowań z tworzyw sztucznych trzeba zebrać informacje o:

• rodzaju polimeru,
• udziale recyklatu,
• pochodzeniu surowca wtórnego,
• sposobie obliczania jego zawartości,
• zakładzie produkcyjnym,
• zastosowanym systemie kontroli,
• bezpieczeństwie materiału w kontakcie z produktem, gdy ma to zastosowanie.

Recyklowalność

Dokumentacja może obejmować:

• opis konstrukcji,
• analizę elementów utrudniających recykling,
• ocenę etykiet i klejów,
• wyniki badań,
• zastosowane wytyczne projektowe,
• ocenę możliwości sortowania,
• uzasadnienie przypisanej klasy recyklowalności, gdy właściwa metodyka będzie miała zastosowanie.

Minimalizacja opakowania

Producent powinien być w stanie wykazać, dlaczego masa i objętość opakowania są konieczne.

Dowodami mogą być:

• testy transportowe,
• badania wytrzymałości,
• analiza ryzyka uszkodzenia,
• wymagania higieniczne,
• ochrona przed wilgocią lub światłem,
• potrzeba zachowania trwałości produktu,
• wymagania wynikające z innych przepisów.

Stwierdzenie, że „klient oczekuje większego pudełka”, nie będzie wystarczającym uzasadnieniem nadmiarowego opakowania.

Ocena zgodności opakowania PPWR krok po kroku

Krok 1. Ustalenie roli przedsiębiorstwa

Najpierw należy ustalić, kto jest producentem, dostawcą, importerem lub dystrybutorem.

Grupa EkoPro analizuje model sprzedaży, własność marki, sposób projektowania opakowań i relacje z dostawcami. Pozwala to wskazać, kto odpowiada za dokumentację i podpis deklaracji.

Krok 2. Inwentaryzacja opakowań

Firma powinna przygotować listę opakowań jednostkowych, zbiorczych, transportowych i e-commerce.

Należy uwzględnić nie tylko główne opakowanie, ale również jego komponenty. Następnie podobne konstrukcje można połączyć w rodziny opakowaniowe.

Krok 3. Określenie właściwych wymagań

Nie każdy obowiązek PPWR będzie dotyczył każdego opakowania.

Dla danego typu należy ustalić, czy znaczenie mają wymagania dotyczące:

• substancji,
• recyklowalności,
• recyklatu,
• kompostowalności,
• minimalizacji,
• ponownego użycia,
• oznakowania.

Krok 4. Zebranie dokumentów od dostawców

Dostawcy powinni otrzymać jednolitą listę pytań. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której każdy z nich przekazuje inne, nieporównywalne dane.

Grupa EkoPro może przygotować formularz dokumentacyjny dopasowany do rodzaju opakowań wykorzystywanych przez klienta.

Krok 5. Ocena luk

Zebrane informacje należy porównać z wymaganiami PPWR.

Luka może oznaczać:

• brak dokumentu,
• brak danych o konkretnym komponencie,
• niespójność specyfikacji,
• nieaktualne wyniki badań,
• niemożność powiązania deklaracji z opakowaniem,
• ryzyko technicznej niezgodności.

Krok 6. Działania naprawcze

Nie każda luka wymaga redesignu opakowania. Czasem wystarczy pozyskanie brakującego potwierdzenia, ujednolicenie specyfikacji albo poprawienie systemu identyfikacji.

Zmiana konstrukcji jest potrzebna wtedy, gdy analiza wskazuje rzeczywiste ryzyko niespełnienia wymagań.

Krok 7. Sporządzenie i podpisanie deklaracji

Deklarację należy przygotować po zakończeniu oceny. Dokument powinien odwoływać się do aktualnej teczki technicznej i jednoznacznie identyfikować opakowanie.

Krok 8. Aktualizacja i przechowywanie

Deklaracja musi być na bieżąco aktualizowana. Ponowna ocena może być potrzebna po zmianie:

• materiału,
• dostawcy,
• masy,
• kleju,
• etykiety,
• powłoki,
• konstrukcji,
• norm lub specyfikacji,
• właściwych przepisów.

Dokumentację oraz deklarację należy przechowywać przez 5 lat dla opakowań jednorazowych i 10 lat dla opakowań wielokrotnego użytku, licząc od wprowadzenia opakowania na rynek. Dokumenty powinny być dostępne dla właściwych organów, a producent na uzasadnione żądanie ma przekazać wymagane materiały w ciągu 10 dni.

Najczęstsze błędy przy deklaracji zgodności PPWR

Podpisanie deklaracji bez oceny zgodności

Pusty wzór pobrany z internetu nie zastępuje analizy. Najpierw należy wykazać spełnienie wymagań, a dopiero później podpisać dokument.

Zbyt ogólny opis opakowania

Deklaracja dla „opakowań plastikowych firmy” nie pozwala zidentyfikować konkretnej konstrukcji. Dokument powinien wskazywać typ, kod, materiał lub rodzinę opakowaniową.

Kopiowanie oświadczenia dostawcy

Dokument dostawcy może stanowić część dowodów, ale nie zawsze zastępuje deklarację producenta. Trzeba sprawdzić, jaką rolę pełni każdy podmiot.

Brak danych o komponentach

Ocena obejmująca tylko butelkę, bez nakrętki, etykiety, kleju i pompki, może być niepełna.

Nieprawidłowy podpis

Dokument podpisany przez osobę bez umocowania może zostać zakwestionowany. Firma powinna posiadać jasną procedurę zatwierdzania i podpisywania deklaracji.

Brak aktualizacji

Zmiana dostawcy nie zawsze oznacza dostarczenie identycznego materiału. Nowa wersja opakowania powinna zostać zweryfikowana przed objęciem jej dotychczasową deklaracją.

Brak powiązania z dokumentacją

Deklaracja powinna wskazywać konkretną teczkę techniczną, kod opakowania lub wersję dokumentacji. Bez tego trudno wykazać, na jakiej podstawie została podpisana.

Traktowanie deklaracji jako certyfikatu dostawcy

Załącznik VIII nie tworzy „certyfikatu PPWR”, który można kupić bez udziału producenta. Deklaracja jest oświadczeniem odpowiedzialnego podmiotu opartym na własnej ocenie zgodności.

Brak deklaracji, jej nieprawidłowe sporządzenie oraz niekompletna lub błędna dokumentacja techniczna są wprost wskazane w PPWR jako przypadki formalnej niezgodności. Organy mogą wymagać ich usunięcia, a w przypadku utrzymującej się niezgodności podejmować dalsze działania.

Przygotuj deklarację PPWR z Grupą EkoPro

Największym ryzykiem nie jest brak gotowego formularza. Jest nim podpisanie dokumentu bez pewności, że firma prawidłowo ustaliła swoją rolę, oceniła opakowanie i posiada dowody dla wszystkich deklarowanych parametrów.

Grupa EkoPro pomaga przedsiębiorstwom:

• ustalić rolę w łańcuchu dostaw,
• zinwentaryzować opakowania,
• utworzyć rodziny opakowaniowe,
• zgromadzić dokumenty od dostawców,
• przeprowadzić ocenę zgodności,
• wykryć braki i niezgodności,
• przygotować dokumentację techniczną,
• opracować deklarację zgodności PPWR,
• wdrożyć procedurę aktualizacji dokumentów.

Zakres współpracy jest dobierany do liczby opakowań, materiałów, dostawców i rynków sprzedaży. Wstępna konsultacja oraz indywidualna wycena są bezpłatne.

Sprawdź, czy dokumentacja Twoich opakowań jest gotowa na PPWR i skorzystaj ze wsparcia Grupy EkoPro przy ocenie zgodności oraz przygotowaniu deklaracji.