Jak najkorzystniej użytkować auto w firmie

Jak najkorzystniej ująć cztery kółka w firmowych ewidencjach, jakie są aktualne limity oraz o sposobie odliczania kosztów i podatku VAT – czytaj w naszym poradniku.

Samochód jako środek trwały

Jeśli nie chcesz prowadzić żmudnych wyliczeń liczby przejechanych kilometrów, a faktury za benzynę wolisz wliczać do kosztów uzyskania przychodów bez oglądania się na limit – wpisz nabyty pojazd do ewidencji środków trwałych.

Potraktowanie auta jako środka trwałego ma spore zalety: możliwość zaksięgowania w koszty wydatków na jego nabycie (jednorazowo lub poprzez odpisy amortyzacyjne) oraz prawo do odliczenia podatku VAT.

Wydatek na nabycie środka trwałego na ogół rozliczać trzeba „na raty" – w ramach odpisów amortyzacyjnych.

Do środków trwałych zaliczyć można samochód, który spełnia następujące warunki:

•  stanowi własność lub współwłasność podatnika
•  jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania
•  jego przewidywany okres używania wynosi więcej niż rok
•  wykorzystywany jest przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo
• oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu

Amortyzacja

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, wydatki poniesione na nabycie środków trwałych na ogół nie można od razu zaliczyć do kosztów podatkowych. Kosztem staje się odpis amortyzacyjny, odliczany jak „rata", np. co miesiąc przez kilka lat.

UWAGA! W razie braku ewidencji środków trwałych dokonane odpisy nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów

By zamortyzować samochód, należy wprowadzić go do ewidencji środków trwałych.

Obowiązek amortyzacji dotyczy aut, których wartość początkowa w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 3 500 zł.

Jeśli jednak samochód będzie używany w firmie krócej niż rok, to pomimo, iż jego wartość przewyższa 3 500 zł – można cały wydatek na jego zakup zaliczyć jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów.

Odpisy amortyzacyjne mogą być dokonywane:

•  co miesiąc
•  co kwartał, albo
•  jednorazowo na koniec roku podatkowego.

Odpisów amortyzacyjnych od samochodów na kredyt (pożyczkę), które zostały przewłaszczone w celu zabezpieczenia wierzytelności – dokonuje pożyczkobiorca lub kredytobiorca.

Nie wliczysz w koszty

W przypadku samochodów osobowych nie można zaliczyć w koszty odpisów amortyzacyjnych w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 tys. euro przeliczonej na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania.

Do kosztów podatkowych nie można zaliczyć także składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Samochód należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.

Szybka amortyzacja

Gdy cena samochodu jest niska, nie przekracza 3 500 zł – przedsiębiorca nie musi go amortyzować. Może zaliczyć wydatek od razu w koszty.

Jeśli jednak zdecyduje się na amortyzowanie – może stosować zasady ogólne lub zrobić jednorazowy odpis w miesiącu oddania auta do używania albo w miesiącu następnym.

Duży jednorazowy odpis (aż do kwoty ok. 50 tys. euro rocznie) można dokonać w przypadku zakupu aut ciężarowych i innych, nie zaliczanych do grupy aut osobowych.

Jak przekazać swój samochód na potrzeby firmy?

Przedsiębiorca może przekazać swój prywatny samochód na potrzeby firmy i wpisać pojazd do ewidencji środków trwałych. Taką operację przeprowadza się na podstawie oświadczenia o przekazaniu samochodu na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

Podatek VAT

Przy zakupie samochodu nie należącego do kategorii aut osobowych, przedsiębiorcy przysługuje pełne odliczenie VAT.

Natomiast przy zakupie auta osobowego można odliczyć VAT tylko do limitu: 60% podatku wykazanego w fakturze, nie więcej jednak niż 6 000 zł.

Pamiętać należy o zakazie odliczania VAT-u od paliwa wlewanego do baku auta osobowego. Faktury dokumentujące zakup paliw, niezależnie od rodzaju auta, muszą zawierać numer rejestracyjny samochodu.

Jeśli będziesz chciał sprzedać…

Przy podejmowaniu decyzji o wprowadzeniu samochodu do środków trwałych należy wziąć pod uwagę fakt, że ewentualną sprzedaż pojazdu trzeba wykazać w przychodach firmy. Jeśli przedsiębiorca osiągnie zysk z takiej operacji (przychód przewyższy koszty, tj. niezamortyzowaną część wartości początkowej auta) – będzie musiał oddać fiskusowi należny podatek.

Wcześniejsze wykreślenie auta z ewidencji środków trwałych nie pomoże w uniknięciu podatku, bowiem sprzedaż pojazdu w ciągu 6 lat od wycofania z ewidencji traktowana jest jako przychód z działalności gospodarczej.

Jeśli przy zakupie auta podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT – również przy jego sprzedaży trzeba wystawić fakturę z VAT. Można jednak wykorzystać zwolnienie dotyczące sprzedaży samochodów osobowych. Otóż nie trzeba naliczać VAT, gdy auto osobowe było używane w firmie przez co najmniej pół roku.

Prywatny samochód właściciela firmy

W przeciwieństwie do samochodów zaliczonych do środków trwałych, prywatne auto właściciela nie podlega amortyzacji. Nie można więc zaliczyć do kosztów ceny jego nabycia. Nie przysługuje również odliczenie VAT.

Do kosztów uzyskania przychodu kwalifikują się jednak wydatki eksploatacyjne takiego auta. Ale uwaga, prawo do obciążenia kosztów podatkowych jest ograniczone limitem i koniecznością prowadzenia specjalnej ewidencji.

Limit

Przepisy podatkowe pozwalają wrzucić w koszty wydatki poniesione z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego – do limitu ustalonego jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu.

Chodzi tutaj o stawkę określoną w rozporządzeniu dot. podróży służbowych pracowników:

• 0,4894 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3
• 0,7846 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

Ewidencja

Przedsiębiorca, w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencję potwierdza się na koniec każdego miesiąca (np. podpisuje na dole strony).

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

1. nazwisko, imię
2. adres zamieszkania osoby używającej pojazdu
3. numer rejestracyjny pojazdu
4. pojemność silnika
5. kolejny numer wpisu
6. datę i cel wyjazdu
7. opis trasy (skąd – dokąd)
8. liczbę faktycznie przejechanych kilometrów
9. stawkę za 1 km przebiegu
10. kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu
11. podpis podatnika (właściciela firmy) i jego dane

Co w koszty

W koszty, oczywiście do opisanego wyżej limitu i poprzez ewidencję przebiegu pojazdu, można zaliczyć wydatki eksploatacyjne, np.:

•  zakup paliwa
•  opłaty parkingowe
•  składka na ubezpieczenie samochodu
•  części zamienne, naprawa
•  przegląd, usługi serwisowe

Sprzedaż auta bez PIT

Sprzedaż samochodu prywatnego, nie wpisanego do ewidencji środków trwałych – nie rodzi obowiązku zapłaty podatku dochodowego pod warunkiem, że auto było użytkowane przynajmniej przez pół roku.

Auto pracownika

Nic nie stoi na przeszkodzie, by pracownik jeździł w celach firmowych swoim własnym samochodem. Wydatki związane z jazdami takim autem przedsiębiorca może wliczyć do kosztów uzyskania przychodów, pod pewnymi jednak warunkami i w określonej formie.

Umowa dla jazd lokalnych

Sposób ustalania oraz dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy reguluje rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Zgodnie z rozporządzeniem, zwrot kosztów używania prywatnego auta pracownika do jazd lokalnych (w celach służbowych), następuje na podstawie umowy o używanie pojazdu do celów służbowych, spisanej między pracodawcą a pracownikiem.

Stawki i ryczałt

Pracodawca może ustalić, iż zwrot kosztów za używanie prywatnego auta pracownika odbywać się będzie w formie:

• ryczałtu (patrz tabelka) albo
• w oparciu o dane dot. ilości faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka)

Ryczał oraz „kilometrówkę" rozlicza się w okresach miesięcznych.

Koszty używania samochodu do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• 0,4894 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3
• 0,7846 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

Pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. Wysokość limitu uzależniona jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i wynosi odpowiednio:

•  300 km – do 100 tys. mieszkańców
•  500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców
•  700 km – ponad 500 tys. mieszkańców

Limit w służbie leśnej można podwyższyć do 1 500 km. Natomiast limit w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony maksymalnie do 3 000 km.

Jazdy lokalne mogą być również rozliczane jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Ta forma rozliczeń wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

O formie rozliczeń (ryczałt czy kilometrówka) decyduje pracodawca.

Ewidencja

Podstawą zwrotu wydatków wynikających z faktycznej ilości przejechanych kilometrów jest prowadzona przez pracownika ewidencja przebiegu pojazdu. Pracodawca, by móc zaliczyć takie wydatki w koszty – powinien co miesiąc potwierdzić wpisy w ewidencji (podpisać w dacie ostatniego dnia miesiąca).

W razie braku ewidencji wydatki poniesione na rzecz pracownika z tytułu używania prywatnego auta na potrzeby firmy – nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej takie same dane, jak opisano w punkcie dot. prywatnego auta właściciela firmy.

Oświadczenie pracownika

Wypłata ryczałtu może nastąpić po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Jazdy zamiejscowe

Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Co w koszty

Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

– w jazdach lokalnych – do wysokości nieprzekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

– w jazdach zamiejscowych – do wysokości kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Pracownik nie ma obowiązku przedkładania faktur czy rachunków dokumentujących poniesione koszty (zakup paliwa, bilety parkingowe, części zamienne). Dowody te nie są podstawą do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą.

A może wynajem lub leasing?

Firmowa flota może składać się z pojazdów, które wcale nie należą do użytkującego je przedsiębiorcy. Tak dzieje się w przypadku najmu, dzierżawy, użyczenia czy leasingu.

Auta należące do innych podmiotów, a użytkowane w firmie na podstawie umów najmu, dzierżawy, użyczenia – nie podlegają wpisowi do ewidencji środków trwałych i nie można ich amortyzować.

Do kosztów uzyskania przychodu zakwalifikować można wydatki związane z bieżącą eksploatacją takiego auta. Ale uwaga, prawo do obciążenia kosztów podatkowych jest ograniczone limitem i koniecznością prowadzenia specjalnej ewidencji.

Nieco inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku leasingu, o czym piszemy na końcu poradnika.

Najem, dzierżawa, użyczenie

Umowy najmu, dzierżawy i użyczenia posiadają swoje kodeksowe definicje (art. 659, 693 i 711 Kodeksu cywilnego).

Najem – przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nie oznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

Najemca powinien otrzymać samochód w stanie przydatnym do użytku i ponosić jedynie drobne nakłady związane z jego zwykłą eksploatacją.

To wynajmujący musi dbać, by auto przez cały okres najmu nadawało się do używania (konieczność ponoszenia kosztów większych napraw czy remontów).

Dzierżawa – na podstawie takiej umowy wydzierżawiający zobowiązuje się oddać rzecz do używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony lub nie oznaczony, a dzierżawca zobowiązuje się płacić wydzierżawiającemu umówiony czynsz.

Odmiennie niż przy umowie najmu, to użytkownik auta musi dbać, by pojazd był zdatny do użytku (zobowiązany jest do dokonywania napraw niezbędnych do zachowania przedmiotu dzierżawy w stanie nie pogorszonym).

Użyczenie – przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nie oznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy.

W przeciwieństwie do najmu czy dzierżawy, użyczenie jest bezpłatne. Użytkownik auta ponosi jedynie zwykle koszty jego utrzymania.

Limit

Przepisy podatkowe pozwalają wrzucić w koszty wydatki poniesione z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego – do limitu ustalonego jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu.

Również w tym przypadku obowiązuje stawka określona w rozporządzeniu dot. podróży służbowych pracowników:

• 0,4894 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3
• 0,7846 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

Wydatki przekraczające limit nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Ewidencja

Również w tym przypadku przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (szczegóły w poprzednich punktach opracowania).

Co w koszty

W koszty, oczywiście do opisanego wyżej limitu i poprzez ewidencję przebiegu pojazdu, zaliczyć można następujące wydatki:

1. czynsz dzierżawny, opłata za najem
2. zakup paliwa
3. opłaty parkingowe
4. składka na ubezpieczenie samochodu (jeśli obowiązek zapłaty składki przez użytkownika pojazdu wynika z zawartej umowy)
5. części zamienne, naprawa
6. przegląd, usługi serwisowe
7. Użyczenie i przychód

Jeśli użytkujesz samochód na podstawie umowy użyczenia, pamiętaj by odprowadzić podatek od przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia.

Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT przychodem z działalności gospodarczej jest m.in. wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Wartość pieniężną takich świadczeń określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem m.in. czasu i miejsca ich uzyskania.

Przychodem użytkownika samochodu będzie w tym przypadku kwota stanowiąca równowartość czynszu jaki należałoby zapłacić, gdyby zawarta umowa była umową odpłatną (umową najmu, dzierżawy).

Leasing

Ustawy podatkowe wyodrębniają dwie kategorie leasingu – leasing operacyjny oraz leasing finansowy. Podział ten ma zasadnicze znaczenie dla określenia skutków podatkowych występujących zarówno po stronie Korzystającego jak i Finansującego.

Ze względu na możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodu większości wydatków związanych z leasingowaniem (rata leasingowa) i eksploatacją samochodu – dla większości przedsiębiorców leasing operacyjny jest podatkowo korzystniejszy od leasingu finansowego.

Autor: Marzena Migatulska – Jacko