Jak sprawnie i szybko otrzymać unijną kasę

Pozytywna ocena projektu i podpisanie przez przedsiębiorcę umowy o dofinansowanie z instytucją wdrażającą to dopiero połowa sukcesu na drodze do uzyskania bezzwrotnych środków z funduszy UE.

O tym, że nie tak łatwo otrzymać środki finansowe przyznane w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw (SPO WKP) czy też Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (ZPORR), beneficjenci przekonują się po złożeniu pierwszego wniosku o płatność, kiedy to zamiast przelewu odpowiedniej sumy na konto, otrzymują wiele pytań do złożonej dokumentacji rozliczeniowej.

Wyjaśnienia związane z rozliczeniem projektu kończą się często tym, że przedsiębiorcy otrzymują dotację nie po przyrzeczonych w umowie 60 dniach od dnia złożenia wniosku o płatność, lecz często po kilku, a nawet po kilkunastu miesiącach.

Ogranicz ilość dokumentów

Większość problemów z rozliczeniem projektu wynika z tego, że beneficjenci nie monitorują projektu przez cały czas jego wdrażania – zgodnie z zapisami zawartymi we wniosku i w umowie, lecz od razu po podpisaniu umowy o dofinansowanie wrzucają ją do głębokiej szuflady, z myślą o wyciągnięciu jej dopiero w momencie rozliczenia projektu.

Przy takim obrocie sprawy okazuje się, że rozliczenie projektu staje się bardzo pracochłonne, a niektórych kosztów wręcz nie można uznać za koszty kwalifikowane do dofinansowania.

Jak wobec tego uniknąć problemów z czasochłonnym rozliczaniem projektów i w pełni wykorzystać przyznane środki?

Bardzo istotne dla uproszczenia rozliczania projektu i skrócenia okresu uzyskania środków przyznanych w umowie jest ograniczenie ilości dokumentów rozliczeniowych, a zwłaszcza faktur i rachunków wystawianych przez wykonawców zamówień. Każdy z tych dokumentów jest bowiem potencjalnym źródłem późniejszych uwag i zapytań ze strony instytucji kontrolujących i rozliczających projekty.

Zresztą, im mniej jest dokumentów, tym łatwiej jest nad nimi zapanować, zarówno przedsiębiorcom, jak i instytucjom kontrolującym.

Od momentu wprowadzenia w życie znowelizowanej ustawy Prawo zamówień publicznych w maju 2006 r., zdecydowana większość zamówień przewidziana do realizacji przez przedsiębiorców prywatnych w ramach SPO WKP czy też w ramach ZPORR nie musi być przeprowadzana w oparciu o procedury określone przez tę ustawę, co znacznie uprościło realizację zamówień.

Po jej wprowadzeniu przedsiębiorcy zostali również zwolnieni z obowiązku stosowania uproszczonej procedury wyboru wykonawców. Brak narzuconych odgórnie zasad spowodował jednak, że w wielu przypadkach beneficjenci realizują zamówienia bez wcześniejszego ustalenia jakiejkolwiek spójnej metodologii postępowania – choćby przeprowadzenia najprostszego konkursu ofert.

A może generalny wykonawca?

I np. zamiast w jednej hurtowni budowlanej beneficjenci zaopatrują się w wielu lokalnych hipermarketach i zamiast jednej zbiorczej faktury są właścicielami 10, czy nawet 20 faktur.

Po kilku miesiącach wdrażania nawet stosukowo niewielkiej inwestycji okazuje się, że dysponują oni 150 – 200 fakturami oraz związanymi z nimi dokumentami KP, wyciągami bankowymi i protokołami zdawczo – odbiorczymi.

Ponadto przy sporządzaniu sprawozdania końcowego z realizacji projektu pojawia się problem z opisaniem metodologii wyboru najbardziej korzystnych ofert, czyli problem z ekonomicznym uzasadnieniem przyjętego sposobu postępowania.

Złożenie tego rodzaju uzasadnienia jest konieczne z uwagi na fakt, że beneficjenci dysponują środkami publicznymi i sposób wydawania pieniędzy są zobowiązani wyjaśnić instytucjom kontrolującym projekt.

Jednym ze skuteczniejszych rozwiązań – choć niekoniecznie najtańszym – zwłaszcza przy projektach o dużym stopniu skomplikowania, jest wynajęcie generalnego wykonawcy. Pozwala to na znaczne ograniczenie dokumentacji rozliczeniowej projektu i skrócenie czasu oczekiwania na uzyskanie dotacji.

Klimatyzacja już z własnej kieszeni

Innym błędem, który często popełniają beneficjenci jest zmiana rzeczowego zakresu projektu.

Sytuacja taka występuje najczęściej w tych wnioskach o dofinansowanie, które zostały opracowane w oparciu o przemyślaną, ale nie do końca uszczegółowioną koncepcję projektu inwestycyjnego.

W przypadku tego rodzaju wniosków, w trakcie realizacji projektu okazuje się, że we wniosku o dofinansowanie nie ujęto wszystkich niezbędnych wydatków na urządzenia lub instalacje potrzebne do wdrożenia projektu. Z uwagi na to, że w każdej umowie o dofinansowanie jest zawarty punkt informujący o tym, że wnioskodawca jest zobowiązany do zrealizowania projektu zgodnie z opisem znajdującym się we wniosku o dofinansowanie, wszelkie istotne odstępstwa od tego opisu mogą zostać potraktowane przez instytucję wdrażającą na niekorzyść beneficjenta.

Przykładem może być tutaj wniosek złożony przez przedsiębiorcę X, działającego w branży hotelarskiej. Jednym z zadań inwestycyjnych zaplanowanych we wniosku była modernizacja poddasza pensjonatu, prowadzonego przez beneficjenta, w celu utworzenia na nim nowych pokoi gościnnych. Beneficjent, wymieniając kolejne pozycje kosztowe niezbędne do wykonania zaplanowanego zadania, nie uwzględnił konieczności zainstalowania systemu klimatyzacji. Już po złożeniu wniosku uznał jednak, że wydatki związane z zainstalowaniem klimatyzacji zwiększą komfort wypoczynku w pensjonacie i zdecydował się je ponieść. Wydatki te uwzględnił wraz z innymi poniesionymi kosztami we wniosku o płatność. Instytucja wdrażająca uznała, że koszty zainstalowania klimatyzacji nie są niezbędne do osiągnięcia opisanego we wniosku podstawowego celu projektu, którym było podniesienie konkurencyjności firmy poprzez utworzenie nowych miejsc noclegowych i potraktowała je jako wydatki dodatkowe, nie kwalifikujące się do dotacji.

Dobrze uzasadnij wydatek

Zaprezentowany przykład jest przejawem pewnej ogólnej tendencji. W sporadycznych przypadkach możliwe jest również zaistnienie sytuacji odwrotnej, czyli pozytywne ustosunkowanie się instytucji wdrażającej do zmiany rzeczowego zakresu projektu.

Przykładem może tu być wniosek złożony przez beneficjenta Y, również działającego w branży hotelarskiej. Wspomniany beneficjent we wniosku o dofinansowanie uwzględnił koszty zakupu aparatów telefonicznych i telewizorów, pomijając jednak wydatki związane z ułożeniem instalacji telewizyjnej i telefonicznej w celu podłączenia aparatów i odbiorników TV w nowych pomieszczeniach.

W trakcie realizacji projektu beneficjent wystąpił z prośbą o uznanie poniesionych kosztów instalacji za koszty kwalifikowane.

Instytucja wdrażająca pozytywnie ustosunkowała się do przedstawionej prośby, uznając, że wydatek ten jest niezbędny do osiągnięcia celów projektu.

Należy tu wyraźnie zaznaczyć, że pozytywna decyzja instytucji wdrażającej była uwarunkowana złożeniem przez beneficjenta stosownego uzasadnienia poniesienia dodatkowych (niezaplanowanych) wydatków wskazującego na konieczność poniesienia tych wydatków dla kompletnego wdrożenie projektu. Z przedstawionego przykładu wynika, że wprowadzanie zmian w rzeczowym zakresie projektu jest możliwe.

Trzeba jednak pamiętać o tym, że beneficjenci nie mają żadnych możliwości ubiegania się o zwiększenie wartości dotacji po podpisaniu umowy o dofinansowanie. W związku z tym, refundacja dodatkowych kosztów projektu może odbywać się wyłącznie w ramach ustalonego w umowie budżetu projektu.

Kupił nie tę maszynę

Podczas gdy zmiana rzeczowego zakresu projektu może oznaczać dla przedsiębiorcy jedynie konieczność samodzielnego poniesienia pewnych kosztów projektu, tak samowolna zmiana celów projektu w trakcie jego realizacji może skończyć się rozwiązaniem umowy i zażądaniem zwrotu wypłaconego beneficjentowi dofinansowania.

Przykładowo, gdyby beneficjent we wniosku o dofinansowanie przedsięwzięcia, którego celem byłoby zwiększenie konkurencyjności poprzez poprawę jakości asortymentu zaplanował zakup nowej maszyny fleksograficznej do produkcji opakowań z tworzyw sztucznych pozwalającej na nanoszenie na produkowane opakowania jednocześnie 8 różnych kolorów, podkreślając zupełnie nową jakość nowego asortymentu, a następnie dokonał zakupu maszyny pozwalającej na jednoczesne nanoszenie jedynie 4 kolorów (stanowiącej nowszą wersję maszyny posiadanej aktualnie przez przedsiębiorcę Z), to instytucja wdrażająca najprawdopodobniej uznałaby, że zakup ten nie będzie miał istotnego wpływu na osiągnięcie celu projektu.

Fakt ten zostałby odnotowany jako odstępstwo od celów wniosku i w przypadku braku dostatecznego uzasadnienia ze strony beneficjenta, instytucja wdrażająca mogłaby odstąpić od umowy.

Jeszcze jednym błędem, często popełnianym przez beneficjentów na etapie realizacji projektu jest nieprzestrzeganie harmonogramu projektu.

Mowa tutaj nie tylko o harmonogramie rzeczowym i finansowym projektu, który ustalają przed podpisaniem umowy sami wnioskodawcy, ale również o harmonogramie związanym z prowadzeniem sprawozdawczości projektu.

Na przykład beneficjenci ZPORR działanie 3.4, czyli mikroprzedsiębiorstwa, muszą pamiętać o składaniu sprawozdań półrocznych i rocznych, o sporządzaniu harmonogramu składania wniosków o płatność na sześć kolejnych miesięcy oraz sporządzaniu aktualnej prognozy wydatków na bieżący rok budżetowy oraz na rok następny.

W ciągu ostatnich kilku miesięcy szczególnie uciążliwe stało się prowadzenie zgodnie z harmonogramem inwestycji budowlanych, które przy braku wyspecjalizowanych ekip budowlanych i deficycie materiałów budowlanych, wydłużają się w czasie. W takim przypadku przedsiębiorcom nie pozostaje nic innego jak składanie wniosków o przedłużenie realizacji projektu do instytucji wdrażających.

Umowy o dofinansowanie nie precyzują tego, o ile beneficjent może przedłużyć realizację projektu, ważne natomiast jest, aby z takim wnioskiem wystąpić nie później niż na 30 dni przed terminem zakończenia realizacji projektu określonym w umowie. Wnioski takie są rozpatrywane przez instytucje pośredniczące bądź wdrażające, które najczęściej pozytywnie ustosunkowują się do próśb beneficjentów i podpisują z nimi aneks do umowy o dofinansowanie uwzględniający zmianę terminu zakończenia projektu.

Należy jednak pamiętać o tym, że ostatecznym terminem zakończenia wdrażania projektów realizowanych w ramach SPO WKP czy ZPORR na lata 2004 – 2006 jest 30 czerwca 2008 r.

Autorzy opracowania:

dr Izabela Rejer, Wydział Nauk Ekonomicznych i Zarządzania Uniwersytetu Szczecińskiego

Robert Rejer, specjalista ds. funduszy UE w Szczecińskiej Energetyce Cieplnej